Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

2. Website und technische Bereitstellung

Server-Protokolle und Verschlüsselung

Wenn Sie heizfix.de oder formular.heizfix.de aufrufen, verarbeiten unsere Systeme technisch erforderliche Verbindungsdaten. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, zuvor besuchte Seite (Referrer), Browser- und Geräteangaben, übertragene Datenmenge, Statuscode sowie Sicherheits- und Fehlerdaten.

Wir benötigen diese Daten, um die Seiten auszuliefern, ihre Stabilität zu überwachen, Fehler zu beheben und Missbrauch abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb unseres Angebots. Normale Website-, Proxy- und Systemprotokolle löschen wir grundsätzlich nach 30 Tagen. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall können betroffene Auszüge zweckgebunden bis zur Aufklärung und Abwehr des Vorfalls gesichert werden.

Die Website wird auf Infrastruktur dernetcup GmbHbereitgestellt. DieIONOS SEunterstützt den Domain- und DNS-Betrieb. Sicherungen können im Object Storage derHetzner Online GmbHliegen. Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und unseren Seiten ist TLS-verschlüsselt.

Google Analytics 4 und Ihre Statistik-Einwilligung

Wenn Sie zustimmen, verwenden wir Google Analytics 4, einen Reichweitenmessungsdienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Damit ermitteln wir insbesondere, wie viele Personen unsere Seiten besuchen, über welche Seiten oder Kampagnen sie zu uns gelangen und wie unsere Inhalte genutzt werden. Vor Ihrer Einwilligung wird die Google-Datei gtag.jsnicht geladen und es wird kein Analytics-Request an Google gesendet. Eine Ablehnung hat keine Nachteile für die Nutzung unserer Website.

Nach Ihrer Einwilligung können insbesondere eine pseudonyme Client- und Sitzungskennung, Seitenadresse und Seitentitel, Referrer- und Kampagnenangaben, Zeitpunkt, Sitzungsdauer, Seitenaufrufe und Interaktionen, ungefähre Region sowie Browser-, Geräte-, Betriebssystem-, Sprach- und Bildschirmangaben verarbeitet werden. Abhängig von der in GA4 aktivierten erweiterten Messung können hierzu auch Scrollvorgänge, ausgehende Links und Dateidownloads gehören. Wir übermitteln über diese Einbindung keine Namen, E-Mail-Adressen oder Formularinhalte und verwenden keine eigene User-ID. Google Signals, Werbepersonalisierung, Remarketing und die Nutzung für Google Ads sind deaktiviert. Die Consent-Signale ad_storage, ad_user_data undad_personalization bleiben dauerhaft verweigert; nuranalytics_storage wird nach Ihrer Zustimmung freigegeben.

Beim Verbindungsaufbau wird Ihre IP-Adresse technisch an Google übermittelt. NachAngaben von Googlewerden IP-Adressen von Personen in der Europäischen Union lediglich zur Ableitung einer ungefähren geografischen Region verwendet und vor einer Protokollierung oder Speicherung verworfen. Die individuelle IP-Adresse ist für uns in Google Analytics nicht zugänglich.

Google Analytics setzt nach Ihrer Zustimmung die First-Party-Cookies _ga und_ga_*. Sie dienen der Unterscheidung pseudonymer Nutzer und Sitzungen und können grundsätzlich bis zu zwei Jahre gespeichert und bei erneuter Nutzung aktualisiert werden; Browser können diese Dauer verkürzen. Ihre Statistik-Auswahl speichern wir ausschließlich in Ihrem Browser im lokalen Speicher unter dem Schlüssel heizfix_consent. Gespeichert werden Entscheidung, Versionsnummer und Zeitpunkt. Diese Auswahl wird nicht an Google übermittelt, verfällt nach 180 Tagen und wird dann erneut abgefragt. Bei Ablehnung oder Widerruf verweigern wir den Analytics-Speicher und löschen die von uns erreichbaren _ga-Cookies. Nutzer- und Ereignisdaten werden in unserer Standard-Property längstens 14 Monate vorgehalten; zusammengefasste Statistikberichte können länger bestehen.

Rechtsgrundlagen für Google Analytics sind Ihre freiwillige Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und für das Speichern oder Auslesen der Analytics-Kennungen § 25 Abs. 1 TDDDG. Die lokale Speicherung Ihrer Auswahl ist erforderlich, um die von Ihnen gewünschten Datenschutzeinstellungen zu beachten, und erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Datenschutzeinstellungen“ im Footer widerrufen oder ändern. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Google kann Daten auch durch Konzernunternehmen und Unterauftragnehmer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, verarbeiten. Soweit Daten an die nach demEU-US Data Privacy Framework zertifizierte Google LLCübermittelt werden, stützen wir die Übermittlung auf den zugehörigen Angemessenheitsbeschluss. Für andere Übermittlungen gelten insbesondere die vereinbarten Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen finden Sie in denGoogle-Analytics-Nutzungsbedingungen, den Datenschutzhinweisen von Googleund unter „Dienstleister und internationale Übermittlungen“.

Die verwendeten Schriftarten werden weiterhin lokal ausgeliefert. YouTube-Videos haben eine eigene Zwei-Klick-Einwilligung; das ProvenExpert-Siegel wird unabhängig von der Statistik-Einwilligung beim Seitenaufruf geladen. Einzelheiten finden Sie unter„Externe Inhalte und Links“.

3. Direkte Anfragen und Kontaktformulare

Sie können uns insbesondere über unsere Websiteformulare, per E-Mail oder Telefon kontaktieren. Abhängig vom Kontaktweg verarbeiten wir Name, Anrede, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewünschte Leistung sowie Angaben zu Gebäude, Heizung, Energiebedarf und Projekt. Hinzukommen können Ihre Nachrichten, Antworten, Termine, Fotos, Dateien und Dokumente sowie technische Formular-, Zustell-, Herkunfts- und Fehlerdaten. Pflichtfelder sind als solche erkennbar; weitere Angaben sind freiwillig.

Unser Kontaktformular wird mit der selbst betriebenen Open-Source-Software Formbricks auf formular.heizfix.de bereitgestellt. Für einzelne Formulare oder Projektabfragen verwenden wir außerdemFillout.

Wir verarbeiten Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten, fachlich einzuordnen, eine Beratung oder ein Angebot vorzubereiten und mit Ihnen zu kommunizieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um Ihre Anfrage nach einer Leistung oder um vorvertragliche Maßnahmen geht. Bei sonstigen Kontakten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage; unser Interesse besteht in der sachgerechten Beantwortung und Dokumentation Ihres Anliegens.

Ohne die für Ihr Anliegen erforderlichen Angaben können wir Ihre Anfrage möglicherweise nicht prüfen oder beantworten. Nicht abgesendete Formulardaten und Uploads werden nach 30 Tagen seit der letzten Aktivität gelöscht. Für abgesendete Anfragen gelten die Fristen unter„Speicherdauer“.

4. Vermittelte Anfragen

Manche Interessenten wenden sich zunächst an ein Vergleichs- oder Vermittlungsportal, einen Hersteller, Kooperations- oder Werbepartner oder werden uns persönlich empfohlen. Wenn uns eine solche Stelle eine Anfrage übermittelt, erhalten wir die Daten nicht unmittelbar von Ihnen. Zu den derzeit bestätigten Quellen gehören insbesondere Checkfox, Bosch/Buderus, BetterBusiness und SelfMade Energy. Ihre konkrete Quelle nennen wir Ihnen spätestens bei unserem ersten Kontakt.

Je nach übermittelter Anfrage verarbeiten wir Name, Kontaktdaten, Anschrift, angefragte Leistung, Objekt- und Projektangaben, Antworten, Dateien oder Fotos, Quelle und Zeitpunkt der Anfrage sowie die von Ihnen gewählten Kontaktkanäle. Wir verwenden die Daten, um die vermittelte Anfrage zu prüfen, Sie zu kontaktieren und die gewünschte Beratung oder ein Angebot vorzubereiten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Sie erkennbar eine Kontaktaufnahme oder ein Angebot durch Heizfix beziehungsweise einen vermittelten Fachbetrieb angefordert haben. Soweit die Vermittlung auf Ihrer Einwilligung beruht, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage. Sie können eine Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Nicht weiterverfolgte oder erfolglose vermittelte Anfragen löschen wir grundsätzlich sechs Monate nach dem letzten inhaltlichen Kontakt. Entsteht daraus ein Angebot oder Auftrag, gelten die Fristen des jeweiligen Vorgangs.

Diese Information stellen wir spätestens beim ersten Kontakt, andernfalls innerhalb eines Monats nach Erhalt der Daten, bereit. Anzeigen von Google, Facebook oder Instagram, die unmittelbar zu einem Heizfix-Formular führen, sind keine vermittelten Plattform-Leads. Dabei verarbeiten wir lediglich Kampagnenparameter, um die Herkunft Ihrer direkten Anfrage zuzuordnen.

5. Bearbeitung von Anfrage und Kundenbeziehung

Wir organisieren Kontakt-, Objekt-, Termin-, Angebots-, Vertrags-, Projekt- und Kommunikationsdaten in cloudbasierten Fachsystemen und übertragen erforderliche Angaben zwischen diesen Systemen. Das dient einer einheitlichen Kunden- und Projektakte, der internen Zuweisung, Angebotsnachverfolgung, Termin-, Einsatz- und Routenplanung, Vertrags- und Projektabwicklung sowie der Fehlerbehebung und nachvollziehbaren Kommunikation.

Dafür nutzen wir insbesondere Airtable, Make, Microsoft 365, HERO, Offpaper, Notion und Slack. In bestehenden Routen- und Bestandsprozessen kommen außerdem Lovable und Supabase zum Einsatz. Notion, Slack und vergleichbare Arbeitsdienste sind keine dauerhaften Kundenakten; dort werden nur fallbezogene Auszüge verarbeitet, die für Zusammenarbeit oder Benachrichtigungen erforderlich sind.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Bearbeitung Ihrer Anfrage und die Vertragsdurchführung. Für notwendige interne Organisation, Betriebssicherheit und Fehlerbehebung stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen bestehen in einer verlässlichen, arbeitsteiligen und sicheren Bearbeitung Ihrer Anfrage oder Ihres Projekts. Reine Automations-, Webhook-, Fehler- und Transportdaten löschen wir nach Abschluss, spätestens nach 30 Tagen; Benachrichtigungen in Slack oder Teams grundsätzlich nach 90 Tagen. Fachdaten folgen dem jeweiligen Vorgang.

6. Terminvereinbarung

Für eine freiwillige Online-Terminbuchung verlinken wir auf den externen DienstCal.com. Cal.com ist nicht in heizfix.de eingebettet. Erst wenn Sie den Link aufrufen, verarbeitet der Anbieter eigene technische Nutzungs- und Cookie-Daten.

Für die Terminbuchung verarbeiten Cal.com, Make, Airtable und Microsoft 365/Outlook insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Beratungsthema, gewählten Zeitpunkt, Zeitzone, zuständigen Mitarbeiter und Buchungsstatus. Zweck und Rechtsgrundlage sind die Organisation des von Ihnen gewünschten Termins und der Beratung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ohne die erforderlichen Angaben ist eine Online-Buchung nicht möglich; Sie können uns stattdessen telefonisch oder per E-Mail kontaktieren. Reine Termin- und Dispositionsdaten ohne anschließenden Auftrag löschen wir zwölf Monate nach dem Termin oder der Stornierung, sofern kein anderer Vorgang eine längere Speicherung erfordert.

7. E-Mail, Telefon, WhatsApp und SMS

E-Mail

Für E-Mail und Kalender verwenden wir Microsoft 365/Exchange Online. Dabei verarbeiten wir Absender, Empfänger, Zeitpunkte, Betreff, Nachrichten, Anhänge sowie Zustell- und Kalenderdaten. Rechtsgrundlage und Speicherdauer richten sich nach dem Inhalt: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Anfrage und Vertrag, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für sonstige Geschäftskommunikation sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Telefon und Gesprächsaufzeichnung

Für Telefonie nutzen wirAircall. Dabei werden insbesondere synchronisierte Kontaktdaten, Telefonnummern, Anrufzeit, Dauer, Status, zuständiger Mitarbeiter, Notizen, Voicemails und weitere Kommunikationsmetadaten verarbeitet. Das dient der von Ihnen gewünschten Kommunikation und der Zuordnung zum richtigen Vorgang auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für interne Organisation und Nachvollziehbarkeit gilt ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wir verwenden außerdem Gesprächsaufzeichnung, Transkription und darauf bezogene KI-Funktionen. Eine Aufnahme wird erst gestartet, nachdem wir Sie klar darüber informiert haben und alle externen Gesprächsteilnehmer aktiv eingewilligt haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können das Gespräch ohne Aufzeichnung führen und eine Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Audioaufnahme, Transkript und KI-Zusammenfassung werden grundsätzlich 30 Tage nach dem Gespräch gelöscht. Voicemails löschen wir nach der Bearbeitung, spätestens nach 30 Tagen. Erforderliche Kontaktdaten und Anrufmetadaten folgen der Frist des zugehörigen Vorgangs.

WhatsApp und SMS

Wenn Sie WhatsApp ausdrücklich als Kontaktkanal wählen, läuft die Kommunikation über Superchat/SuperX und die WhatsApp Business Platform von Meta. SMS ist ein davon getrennter, ausdrücklich gewählter Kanal über Twilio. Je nach Nachricht verarbeiten wir Telefonnummer, Name, Nachricht, Anlagen, Termin- oder Projektbezug sowie Versand-, Zustell- und Antwortdaten.

Rechtsgrundlage für den gewählten Kanal ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; für von Ihnen angeforderte Servicenachrichten kann zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gelten. Eine WhatsApp-Einwilligung gilt nicht für SMS und umgekehrt. Sie können den jeweiligen Kanal jederzeit für die Zukunft abbestellen, etwa durch eine Stop-Nachricht oder über unsere Kontaktdaten. Danach senden wir dort keine weiteren Nachrichten. Einen minimalen Sperrvermerk können wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erhalten, damit wir Ihren Wunsch dauerhaft beachten.

8. Projektabwicklung und Leistungspartner

Nach einer Beauftragung verarbeiten wir insbesondere Kunden-, Objekt-, Termin-, Angebots- und Vertragsdaten, technische Gebäude-, Heizungs-, Energie- und Anlagendaten, Fotos, Pläne, Formulare, Messwerte, Abnahmen, Unterschriften und Projektdokumente sowie Rechnungs-, Zahlungs-, Gewährleistungs- und Kommunikationsdaten. Die Verarbeitung dient Planung, Durchführung, Dokumentation, Abnahme, Abrechnung, Service, Gewährleistung und der Bearbeitung von Mängeln.

Wir nutzen dafür je nach Vorgang insbesondere HERO, Offpaper, Airtable, Microsoft 365/OneDrive, Fillout und Google Sheets/Drive. Offpaper dient vor allem der mobilen Vor-Ort- und Abnahmedokumentation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gesetzliche Meldungen und Aufbewahrungspflichten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; die Sicherung und Durchsetzung von Ansprüchen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit es für Ihren konkreten Auftrag erforderlich ist, geben wir die notwendigen Daten an ausgewählte Fach-, Montage-, Logistik-, Entsorgungs- oder Servicepartner weiter. Ein Beispiel ist ScrapBees für Entsorgungsleistungen. Abhängig vom Projekt können außerdem Hersteller, Netzbetreiber, Energieberater, Förderstellen, Banken, Steuerberatung oder gesetzlich erforderliche Empfänger Daten erhalten. Die Weitergabe wird auf den jeweiligen Zweck und die dafür notwendigen Angaben begrenzt. Ohne erforderliche Objekt-, Vertrags- oder Projektdaten können wir den Auftrag nicht oder nicht vollständig ausführen.

9. Dokumentenerkennung und KI-Unterstützung

Um bereitgestellte Dokumente und Bilder auszulesen, verwenden wir Google Cloud Vision zur Texterkennung (OCR). OpenAI/ChatGPT und Anthropic/Claude unterstützen uns bei der Strukturierung, Zusammenfassung oder Formulierung von Anfrage-, E-Mail-, Termin- und Dokumentinhalten. Make kann diese Verarbeitungsschritte automatisiert anstoßen.

Dabei können Kontaktdaten, Nachrichten, Dokumentinhalte, Objekt- und Projektangaben sowie technische Metadaten verarbeitet werden. Zweck ist eine schnellere Zuordnung, Extraktion, Zusammenfassung und Vorbereitung der menschlichen Bearbeitung. Es werden keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen getroffen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie ähnlich erheblich beeinträchtigen. Arbeitsergebnisse werden von unseren Mitarbeitern im jeweiligen Fachprozess verwendet und erforderlichenfalls geprüft.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Anfrage und Vertrag. Für eng begrenzte interne Organisation und Fehlerbehebung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO einschlägig; unser Interesse liegt in einer effizienten und zuverlässigen Bearbeitung. Anbieterprotokolle mit Inhaltsdaten begrenzen wir auf die vertraglich kürzeste verfügbare Dauer; unsere Zielobergrenze beträgt 30 Tage. Übernommene Arbeitsergebnisse folgen anschließend der Frist des zugehörigen Vorgangs.

10. Externe Inhalte und Links

YouTube-Videos

Videos von YouTube, einem Dienst von Google, werden erst geladen, wenn Sie die dafür vorgesehene Schaltfläche auswählen. Erst dann stellt Ihr Browser eine Verbindung zu YouTube her. Dabei werden mindestens Ihre IP-Adresse, Browser- und Geräteangaben sowie Informationen über den Aufruf verarbeitet; YouTube kann außerdem Cookies oder ähnliche Speichertechniken einsetzen. Sind Sie bei Google angemeldet, kann der Aufruf Ihrem Konto zugeordnet werden.

Rechtsgrundlagen für das Laden des Videos und den Zugriff auf Ihr Endgerät sind Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie müssen Videos nicht laden, um die übrigen Inhalte unserer Website zu nutzen. Weitere Informationen finden Sie in derDatenschutzerklärung von Google.

ProvenExpert und andere externe Links

Das im Footer sichtbare Bewertungssiegel wird direkt von ProvenExpert geladen, damit Bewertungsstand und Datum aktuell bleiben. Dabei erhält ProvenExpert technisch insbesondere Ihre IP-Adresse, Browser- und Geräteangaben, die aufgerufene Seite, Referrer und Zeitpunkt des Abrufs. Zweck ist die aktuelle Darstellung unserer Kundenbewertungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer transparenten und aktuellen Darstellung externer Bewertungen. Weitere Informationen finden Sie in denDatenschutzbestimmungen von ProvenExpert. Beim Anklicken des Siegels wechseln Sie zu ProvenExpert. Andere Links zu Facebook, Instagram, LinkedIn, Google Maps, Cal.com oder externen Angeboten übertragen beim bloßen Besuch von heizfix.de keine Daten an das Linkziel. Nach einem Klick verarbeitet der jeweilige Anbieter Daten nach seinen eigenen Datenschutzhinweisen.

11. Bewerbungen per E-Mail

Bewerbungen senden Sie an karriere@heizfix.de. Dabei verarbeiten wir insbesondere Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Korrespondenz und die Angaben, die Sie freiwillig übermitteln. Microsoft 365 dient als E-Mail-System. Innerhalb von Heizfix erhalten nur Personen Zugriff, die für Auswahl und Einstellung zuständig sind.

Die Verarbeitung dient der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses und erfolgt auf Grundlage von § 26 BDSG. Ohne die für die jeweilige Stelle notwendigen Angaben können wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen. Bei einer Absage löschen wir die Bewerbungsdaten grundsätzlich sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens. Eine Speicherung in einem Bewerberpool ist nicht vorgesehen. Bei einer Einstellung übernehmen wir erforderliche Unterlagen in die Personalakte; für diese Verarbeitung gilt ein gesonderter Beschäftigtendatenschutzhinweis.

12. Dienstleister und internationale Übermittlungen

Unsere Mitarbeiter erhalten nur Zugriff, soweit dies für ihre Aufgabe erforderlich ist. Daneben setzen wir ausgewählte Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, oder übermitteln Daten an eigenständig Verantwortliche, wenn dies für den jeweiligen Vorgang erforderlich ist. Die wesentlichen Dienste und Empfängerkategorien sind:

Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Einige der genannten Anbieter haben Konzernunternehmen oder Unterauftragnehmer außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums. Deshalb können personenbezogene Daten auch in Drittländern, insbesondere in den USA, verarbeitet werden. Soweit für den Empfänger ein Angemessenheitsbeschluss gilt – etwa bei einer gültigen Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework –, stützen wir die Übermittlung hierauf. Andernfalls verwenden wir insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und, soweit erforderlich, ergänzende Schutzmaßnahmen. Informationen zu den im Einzelfall eingesetzten Garantien oder eine Kopie können Sie über unsere Kontaktdaten anfordern.

Informationen der Europäischen Kommission finden Sie zumEU-US Data Privacy Frameworkund zu denStandardvertragsklauseln.

13. Speicherdauer

Wir löschen personenbezogene Daten, wenn der jeweilige Zweck entfallen ist und keine gesetzliche Pflicht oder ein anderer Rechtsgrund die weitere Speicherung erfordert. Gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen werden für andere Zwecke gesperrt. Für die wichtigsten Vorgänge gelten grundsätzlich folgende Fristen:

• nicht weiterverfolgte oder erfolglose Anfragen: sechs Monate nach dem letzten inhaltlichen Kontakt;
• Termine ohne anschließenden Auftrag: zwölf Monate nach Termin oder Stornierung;
• Aircall-Aufnahmen, Transkripte und KI-Zusammenfassungen: 30 Tage nach dem Gespräch;
• Voicemails: nach der Bearbeitung, spätestens nach 30 Tagen;
• reine Automations-, Fehler- und Transportdaten: spätestens 30 Tage nach Abschluss;
• erfolglose Angebote mit erforderlicher Vertragskorrespondenz: bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach Abschluss, soweit dies für Ansprüche erforderlich ist;
• technische Vertrags-, Abnahme- und Mängeldokumentation abgeschlossener Bau- und Installationsprojekte: grundsätzlich fünf Jahre ab Abnahme;
• Rechnungen und Buchungsbelege: acht Jahre;
• Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerrelevante Unterlagen: sechs Jahre;
• Bücher und Jahresabschlussunterlagen: zehn Jahre;
• Nachweise einer Telefonwerbeeinwilligung: fünf Jahre ab Erteilung und nach jeder Verwendung gemäß § 7a UWG;
• erfolglose Bewerbungen: sechs Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens.

Bei einem konkreten Rechtsstreit oder einer abweichenden gesetzlichen Pflicht können einzelne Unterlagen länger gespeichert werden. Ein Widerspruch beendet Direktwerbung sofort; ein auf das notwendige Minimum begrenzter Sperrvermerk kann erhalten bleiben, damit wir den Widerspruch beachten. Gelöschte Daten können noch während eines begrenzten Sicherungszyklus in geschützten Backups vorhanden sein. Sie werden dort nicht regulär verwendet und bei einer Wiederherstellung erneut gelöscht oder gesperrt.

14. Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere das Recht:

• Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO),
• unrichtige Daten berichtigen oder unvollständige Daten vervollständigen zu lassen (Art. 16 DSGVO),
• die Löschung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO),
• die Verarbeitung einschränken zu lassen (Art. 18 DSGVO),
• Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder übertragen zu lassen (Art. 20 DSGVO) und
• aus Gründen Ihrer besonderen Situation einer Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zu widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Einer Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an Heizfix oder unmittelbar postalisch an unseren Datenschutzbeauftragten Liviu Hodel wenden.

Beschwerderecht

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Heizfix zuständig ist: